STATI DI UNA LICENZA
Licenza attiva: Licenza attiva e valida dalla Start Date alla expiry date
Licenza in grace period: Licenza scaduta ma nel periodo di tolleranza (expiry day + 30 gg)
Licenza Inattiva : Licenza non attiva o completamente scaduta (dopo il grace period)
Come sapere se una licenza è scaduta?
Quando una licenza è scaduta, la data di scadenza viene evidenziata in rosso nella sezione “Distribuisci licenze”.
La licenza scadrà alle 23.59 del giorno indicato come data di fine (es. se la licenza deve scadere il 30 gennaio, gli utenti continueranno a vedere i contenuti fino alle 23.59 di tale giorno).
Per gli MSP, la scadenza viene anche segnalata nella dashboard, sotto forma di alert sulle company in evidenza, facilitando così un monitoraggio proattivo.
Cosa succede alla scadenza della licenza? IL "GRACE PERIOD"
Alla scadenza di una licenza, il sistema attiva automaticamente la modalità di grace period (periodo di tolleranza) della durata di 30 giorni.
Accedendo alla sezione "Distribuisci Licenze" il contatore delle licenze assegnate risulterà azzerato e si visualizzerà la voce "Alcuni utenti sono nel periodo di tolleranza".
Durante questo periodo le licenze risultano disponibili per la riassegnazione previo rinnovo. Superato il periodo di grace period le licenze saranno inattivi ed in questo caso si parla di una "nuova assegnazione".
Cliccando sulla voce "Azioni" è infatti possibile in autonomia estendere il periodo di validità delle licenze impostando una durata pari a 12 o un suo multiplo.
Gli utenti che avevano una licenza in grace period, entrando in piattaforma, a questo punto ritrovano il loro piano di formazione nella condizione esatta che avevano lasciato al momento della scadenza della licenza, con gli stessi percorsi di apprendimento e lo stesso avanzamento sui vari contenuti formativi.
Durante questo periodo:
Nel caso di Cyber Guru Awareness e/o Channel
Gli studenti:
Possono accedere alla piattaforma
Non possono visualizzare i contenuti formativi (fintanto che la licenza non è rinnovata i percorsi formativi non sono visibili nè fruibili)
Possono scaricare gli attestati relativi ai corsi completati in precedenza.
Per i supervisor:
Mantengono l’accesso ai dati statistici.
Possono esportare i report e monitorare i progressi storici degli utenti
Rilasci
I rilasci di contenuti continuano a essere eseguiti (non saranno però visibili). Se è attivo lo Student Caring, indipendentemente dalla scadenza della licenza, l’utente riceve comunque l’email di rilascio.
Nel caso di Cyber Guru Phishing
Quando si pianifica una campagna di phishing con una data di fine successiva alla scadenza della licenza, è importante considerare quanto segue:
- Se un pacchetto licenze entra in grace period durante una campagna in corso, questa verrà portata comunque a conclusione, terminando gli invii a tutti i target correttamente. Questo vuol dire che, dopo che le licenze entrano in grace, alcuni utenti riceveranno comunque l'email di phishing.
- Il servizio viene automaticamente sospeso: ci sarà evidenza della sospensione dall'apposito toggle visibile nella sezione Setup -> Phishing all'interno della configurazione della company. Questo vuol dire che nessuna nuova campagna o simulazione potrà essere avviata dopo la data di scadenza della licenza.
- NOTA IMPORTANTE: Se la licenza viene estesa durante il periodo di grace, il servizio phishing viene desospeso in automatico.
Per i supervisor:
Mantengono l’accesso ai dati statistici.
Possono esportare i report e monitorare i progressi storici degli utenti
Cyber advisor:
Alla scadenza delle licenze (durante e post grace period) il chatbot scompare per tutti gli utenti (studenti e admin).
🔄 Rinnovo entro 30 giorni: licenza estendibile
Se il rinnovo avviene entro i 30 giorni successivi alla scadenza, la licenza può essere estesa direttamente dall'interfaccia.
Estensione della Validità delle Licenze
Per prolungare la durata di una licenza è necessario seguire questi passaggi:
Accedere alla sezione "Gestione Company > Persone > Distribuisci Licenze"
Cliccare sui tre puntini verticali accanto al servizio di interesse
Selezionare l’opzione "Estendi validità licenze"
Dal menù a tendina, scegliere il numero di mesi (in multipli di 12) per cui estendere la licenza
L'estensione della durata è calcolata sulla DUE DATE (non la Start Date)
Gli utenti che avevano una licenza in grace period, entrando in piattaforma, a questo punto ritrovano il loro piano di formazione nella condizione esatta che avevano lasciato al momento della scadenza della licenza, con gli stessi percorsi di apprendimento e lo stesso avanzamento sui vari contenuti formativi.
L’estensione delle licenze è consentita solo agli utenti con ruolo MSP o superiore.
Inoltre, l’estensione può essere effettuata solo entro 30 giorni dalla data di scadenza della licenza.
Oltre questo limite, l’opzione viene automaticamente disabilitata e sarà necessario un intervento da parte del team supporto Cyber Guru.
❗Oltre i 30 giorni: licenza revocata, creazione di un nuovo pacchetto licenze
Trascorsi i 30 giorni dal termine della validità:
La licenza viene revocata a tutti gli utenti (NON perdono lo storico delle attività effettuate)
I supervisor NON possono più visualizzare i dati statistici nella sezione "Statistiche"
Late renewal (rinnovo tardivo):
Nel caso di rinnovo dopo i 30 giorni, la licenza non sarà "estesa", ma sarà necessario creare un nuovo pacchetto di licenze.
Quando gli viene riassociata la licenza (scaduta e quindi ricreata) gli utenti si trovano sia i vecchi che i nuovi percorsi attualmente associati alla company
Le licenze rimosse agli utenti andranno nuovamente assegnate: gli utenti non riceveranno una nuova email di benvenuto, se questa è già stata inviata in precedenza.
- Attenzione: a differenza dell'estensione dal periodo di grace, se si è nel caso di rinnovo tardivo, a tutti gli utenti (sia quelli che in precedenza erano titolari di una licenza, sia quelli che non l'avevano) verranno associati i percorsi in quel momento assegnati alla company.