Student Caring ist eine Funktion der Plattform (unter dem Menüpunkt „Setup“), mit der der automatische Versand von E-Mails an Nutzer:innen bei bestimmten Trigger-Ereignissen verwaltet werden kann.
In diesem Bereich sind die sichtbaren Ereignisse diejenigen, die für das eigene Unternehmen aktiv sind. Sie können je nach Bedarf angepasst oder ergänzt werden: Nutzer:innen haben die Möglichkeit, sie zu entfernen oder neue hinzuzufügen. Alle Details zu den verschiedenen Arten von Student Caring sind im entsprechenden Artikel verfügbar.
Erste Zuweisung einer Awareness- oder Channel-Lizenz
Diese Benachrichtigung wird durch das Ereignis ausgelöst, wenn einem einzelnen Nutzer oder einer einzelnen Nutzerin erstmals eine Awareness- oder Channel-Lizenz zugewiesen wird.
Im Folgenden werden einige Szenarien beschrieben, die in der angegebenen Reihenfolge zu lesen sind:
Aktivität |
Auslösung |
|---|---|
| Ich erstelle einen Account und weise die Phishing-Lizenz zu |  |
| Dem vorherigen Account weise ich die Channel-Lizenz zu |  |
| Nachdem ich die Channel-Lizenz zugewiesen habe, weise ich auch die Awareness-Lizenz zu |  |
| Nun entferne ich alle Lizenzen und weise dann erneut die Channel-Lizenz zu |  |
Dieses Ereignis verwendet den Platzhalter „user credentials“, dessen Verhalten je nach Authentifizierungsmethode des Nutzers/der Nutzerin variiert:
Für Nutzer:innen mit klassischer Authentifizierung (kein SSO) erzeugt der Platzhalter automatisch ein temporäres Passwort, das für den ersten Login verwendet werden kann.
Für Nutzer:innen, die sich über SSO (Single Sign-On) anmelden, gibt der Platzhalter stattdessen eine alternative statische Zeichenkette zurück, die keine Zugangsdaten enthält.
Erster Awareness- oder Channel-Inhalt
Diese Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn für den/die Nutzer:in erstmals überhaupt ein Inhaltfreigeschaltet wird, egal ob Awareness oder Channel.
Das Ereignis wird ausgelöst, wenn die erste Freischaltung erfolgt
- Über den Kalender im geplanten Modus.
- Sofortige Freischaltung einzelner Inhalte über die entsprechende Schaltfläche im Release-Kalender (verfügbar für interne Rollen bei Cyber Guru).
- Wenn der/die Nutzer:in bereits die E-Mail zur ersten Zuweisung einer Awareness- oder Channel-Lizenz erhalten hat, wird das Ereignis zur Zuweisung des ersten Inhalts vom Typ Awareness oder Channel keine weitere E-Mail generieren (der Account hat bereits die Willkommensmail erhalten).
Das Ereignis wird NICHT ausgelöst bei
- Cyber Pills, die sofort freigegeben werden
- Sofortige Freischaltung des gesamten Kurses bei Kurszuweisung (Option „alle Aktivitäten freigeben“).
Wichtiger Hinweis:
- Wenn der/die Nutzer:in mit der Option „Abgleich mit anderen Nutzern“ hinzugefügt wird, gilt der erhaltene Inhalt nicht als erster, da der Account bereits mit dem Gruppenstatus synchronisiert ist.
- Wird der/die Nutzer:in hingegen ohne Abgleich hinzugefügt, startet er/sie mit dem ersten verfügbaren Inhalt. In diesem Fall wird bei einer sofortigen Freischaltung über die entsprechende Schaltfläche das Ereignis „Erster Inhalt“ ausgelöst, das eine automatische Benachrichtigung an den/die Nutzer:in senden kann.
- Wenn einem Nutzer/einer Nutzerin ein Vorkurs (mit sofortiger Freischaltung aller Aktivitäten) und anschließend ein regulärer Kurs mit normaler, geplanter Freischaltung zugewiesen wird, lösen die Inhalte des Vorkurses das Ereignis NICHT aus (da sie bereits bei der Kurszuweisung freigegeben wurden). Auch beim ersten geplanten Release des regulären Kurses wird das Ereignis NICHT ausgelöst, da das System erkennt, dass der/die Nutzer:in bereits Inhalte hat.
Wenn neue Nutzer:innen in einen bereits gestarteten Kurs aufgenommen werden (also mit Abgleich mit anderen Nutzern), empfiehlt es sich, das Student Caring für die „Erste Lizenzzuweisung“ zu verwenden.
So kann trotzdem eine Willkommensnachricht verschickt werden, ohne dass das Ereignis „Erster Inhalt“ ignoriert wird, weil der erste Inhalt bereits (oder noch nicht) zugewiesen wurde.
Der Versand dieser E-Mail unterdrückt die E-Mail für mehrere Inhalte nur für den aktuellen Tag.
Dieses Ereignis verwendet den Platzhalter „user credentials“: Für Nutzer:innen mit „normaler“ Authentifizierung wird automatisch ein temporäres Passwort generiert. Bei SSO-Zugang gibt der Platzhalter eine andere statische Zeichenkette zurück, ohne Zugangsdaten zu enthalten.
Mehrere Inhalte
Dieses Ereignis wird nur einmal pro Tag ausgelöst, sofern an diesem Tag mindestens einer der folgenden Inhalte freigegeben wird:
- ein Awareness-Inhalt (ohne Pills), oder
- ein Channel-Inhalt.
Das Ereignis wird auch ausgelöst, wenn der freigegebene Inhalt der erste des Kurses ist, unabhängig davon, ob die Freigabe geplant oder manuell erfolgt (letzteres ist für interne Rollen verfügbar).
Wichtig: Das Ereignis wird auch ausgelöst, wenn nur eine einzige Freigabe geplant ist (unabhängig vom Dienst). Ist also ein Awareness-Release im Kalender, wird das Ereignis ausgelöst. Ebenso, wenn zwei geplante Releases am selben Tag stattfinden – es wird aber nur eine E-Mail an den/die Nutzer:in gesendet.
Spezialfall – erster Inhalt + mehrere Inhalte
Handelt es sich um den allerersten Inhalt für den/die Nutzer:in und ist auch das Student Caring „erster Inhalt“ aktiv, erhält der/die Nutzer:in nur die E-Mail „erster Inhalt“ und keine doppelte Benachrichtigung.
Das Ereignis wird nicht ausgelöst, wenn alle Kursaktivitäten gleichzeitig mit der Kurszuweisung freigegeben werden.
Im Folgenden werden einige Szenarien beschrieben, die in der angegebenen Reihenfolge zu lesen sind:
| Aktivität | Auslösung |
| Für einen Account mit AW- und CH-Lizenzen wird um 9:00 Uhr ein Awareness-Inhalt freigegeben |  |
| Am selben Tag wird für denselben Account um 9:30 Uhr ein weiterer Awareness-Inhalt freigegeben |  |
| Am selben Tag wird für denselben Account um 10:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben |  |
| Am nächsten Tag wird für denselben Account um 9:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben |  |
Neuer Awareness-Inhalt
Die Benachrichtigung wird bei jedem Release eines Awareness-Inhalts (ohne Pills) ausgelöst, auch wenn die Freigabe über die Sofortfreigabe-Schaltfläche erfolgt (verfügbar für interne Rollen bei Cyber Guru).
Das Ereignis wird nicht ausgelöst, wenn alle Kursaktivitäten gleichzeitig mit der Kurszuweisung freigegeben werden.
Sind an einem Tag mehrere Releases geplant, wird für jede einzelne Awareness-Freigabe eine Benachrichtigung versendet. Das heißt, das System verschickt an einem Tag mehrere E-Mails, entsprechend der Anzahl der einzeln freigegebenen Inhalte.
Hinweis: Wenn ein einziger geplanter Release mehrere Inhalte aktiviert (z. B. Modul + Pokal), wird das Ereignis so oft ausgelöst, wie Inhalte aktiviert werden, und es werden entsprechend viele E-Mails verschickt (im Beispiel Modul + Pokal werden zwei E-Mails versendet)
Im Folgenden werden einige Szenarien beschrieben, die in der angegebenen Reihenfolge zu lesen sind:
| Aktivität | Aktivierung |
| Für einen Nutzer mit AW- und CH-Lizenzen wird um 9:00 Uhr ein Awareness-Inhalt freigegeben |  |
| Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 9:30 Uhr ein weiterer Awareness-Inhalt freigegeben |  |
| Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 10:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben |  |
| Am folgenden Tag wird für denselben Nutzer um 9:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben |
Das Ereignis wird auch bei einer sofortigen Freigabe über den entsprechenden Button ausgelöst.
Neuer Channel-Inhalt
Wird bei jeder Freigabe eines Channel-Inhalts ausgelöst. Das Ereignis wird nicht aktiviert, wenn alle Aktivitäten eines Kurses gleichzeitig mit der Zuweisung des Kurses freigegeben werden.
Wenn an einem Tag mehrere geplante Freigaben stattfinden, wird für jede einzelne Channel-Freigabe eine Benachrichtigung verschickt. Das heißt, das System verschickt an einem Tag mehrere E-Mails, entsprechend der Anzahl der einzeln freigegebenen Inhalte.
Nachfolgend werden einige Szenarien beschrieben, die in der angegebenen Reihenfolge zu lesen sind:
| Aktivität | Aktivierung |
| Für einen Nutzer mit AW- und CH-Lizenzen wird um 9:00 Uhr ein Awareness-Inhalt freigegeben | |
| Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 9:30 Uhr ein weiterer Awareness-Inhalt freigegeben | |
| Am selben Tag wird für denselben Nutzer um 10:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben | |
| Am folgenden Tag wird für denselben Nutzer um 9:00 Uhr ein Channel-Inhalt freigegeben |
Das Ereignis wird auch bei einer sofortigen Freigabe über den entsprechenden Button ausgelöst.
Neue Remediation-Schulung
Die Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn ein Remediation-Kurs den als Ziel definierten Nutzern (im entsprechenden Bereich der Remediation-Schulung) zugewiesen wird.
Sie wird nur bei der Zuweisung eines Remediation-Kurses aktiviert; in allen anderen Fällen nicht.
Beispiele:
- Ich weise einen Awareness-Kurs zu: wird nicht aktiviert
- Ich gebe ein Modul eines Remediation-Kurses frei: wird nicht aktiviert
- Ich weise eine Phish Pro-Lizenz zu: wird nicht aktiviert
Awareness – Nicht ausgerichtete Nutzer
Dieses Ereignis ermöglicht es, eine Erinnerungs-E-Mail an Nutzer zu senden, die im Cyber Guru Awareness-Kurs hinterherhinken.
Sowohl die zeitlichen Bedingungen als auch die Anzahl der Module sind anpassbar, ebenso wie der Inhalt der E-Mail.
- Die angegebene Schwelle der nicht abgeschlossenen Module, die das Ereignis auslöst, ist als „größer oder gleich“ zu verstehen.
- Die Anzahl der Tage ist hingegen exakt zu verstehen.
Das Ereignis berücksichtigt auch inaktive Nutzer (gesperrte Nutzer sind jedoch ausgeschlossen).
Im Beispiel: 30 Tage nach der letzten Freigabe erhält ein Nutzer eine Erinnerungs-E-Mail, wenn er mindestens 3 Awareness-Module noch nicht vollständig angesehen hat.
Beispiel: Die letzte Freigabe war am 4. Juni und es werden 23 Tage für die Erinnerung eingestellt: Am 27. Juni erhalten die Nutzer die E-Mail.
Channel – Nicht ausgerichtete Nutzer
Dieses Ereignis ermöglicht es, eine Erinnerungs-E-Mail an Nutzer zu senden, die im Cyber Guru Channel-Kurs hinterherhinken.
Sowohl die zeitlichen Bedingungen als auch die Anzahl der Episoden sind anpassbar, ebenso wie der Inhalt der E-Mail.
- Die angegebene Schwelle der nicht abgeschlossenen Episoden, die das Ereignis auslöst, ist als „größer oder gleich“ zu verstehen.
- Die Anzahl der Tage ist hingegen exakt zu verstehen.
Im Beispiel: 30 Tage nach der letzten Freigabe erhält ein Nutzer eine Erinnerungs-E-Mail, wenn er mindestens 3 Channel-Episoden noch nicht vollständig angesehen hat.
Beispiel: Die letzte Freigabe war am 4. Juni und es werden 23 Tage für die Erinnerung eingestellt: Am 27. Juni erhalten die Nutzer die E-Mail.
Benachrichtige alle Lernenden eines bestimmten Status (Aktiv, Regelmäßig, Unregelmäßig, Inaktiv)
Das neue Student Caring ermöglicht es, automatische Benachrichtigungen (Erinnerungen) an Lernende je nach ihrem Ausrichtungsstatus innerhalb der Plattform zu senden.
Jedes Student Caring ist einem einzigen Ausrichtungsstatus zugeordnet. Es gibt also insgesamt 4 Ereignisse:
- Benachrichtigt alle inaktiven Lernenden
- Benachrichtigt alle unregelmäßigen Lernenden
- Benachrichtigt alle regelmäßigen Lernenden
- Benachrichtigt alle aktiven Lernenden
Für jeden Ausrichtungsstatus ist es möglich:
- Die Erinnerung an alle Nutzer zu senden, die sich in diesem spezifischen Status befinden.
- Die Erinnerung nur an Lernende dieses Status in einer bestimmten Organisation zu senden.
Planung des Versands
Sobald das Student Caring eingerichtet ist, kann man:
- Den Versand zu einem bestimmten Datum planen
- Es ist möglich, alle 7 Tage eine Erinnerung für jedes Student Caring zu versenden.
- Die zeitliche Begrenzung ist an das Student Caring selbst (also das Ereignis) gebunden, nicht an die ausgewählte Organisation.
- Daher gilt: Wenn eine Erinnerung für einen bestimmten Status bereits an eine bestimmte Organisation gesendet (oder geplant) wurde, kann keine weitere Erinnerung an eine andere Organisation (für denselben Status) gesendet werden, bevor nicht 7 Tage vergangen sind.
Hinweis: Ein Student Caring-Ereignis, das mindestens einmal ausgeführt wurde, kann nicht gelöscht werden. Es kann jedoch bearbeitet werden: Wenn das Datum beim Bearbeiten bereits abgelaufen ist, fordert das System dazu auf, ein neues zukünftiges Datum einzustellen, bevor die Änderungen gespeichert werden können.
Inhalt der Erinnerung
Jedes Student Caring verwendet eine Nachrichtenvorlage:
- Es gibt einen Standardtext, der bereits in viele Sprachen übersetzt wurde
- Der Erinnerungstext kann angepasst werden
Das Student Caring-Ereignis enthält im Fall inaktiver Nutzer einen Platzhalter, der wie folgt ausgefüllt wird:
Für LDAP/SAML (SSO)-Nutzer: Der Platzhalter
{{user_forgot_password}}wird durch eine leere Zeichenkette ersetzt, die Nachricht erscheint also nicht.Für Standardnutzer: Es erscheint die Nachricht: „Wenn du deine Zugangsdaten vergessen hast, nutze die Funktion Passwort vergessen.“
Sprachenverwaltung
- Wenn eine Änderung in einer Sprache vorgenommen wird,
- muss dieselbe Änderung manuell in allen anderen verfügbaren Sprachen wiederholt werden
Zukünftige Entwicklungen
Bald werden neue Funktionen verfügbar sein, darunter:
- Geplante und wiederkehrende Sendungen
- Niedrigere Versandlimits, um häufigere und gezieltere Benachrichtigungen zu ermöglichen
Diese Weiterentwicklungen machen das Student Caring noch flexibler und effektiver.
Zusammenfassung – Praktische Tipps
Technische Testphase zu Beginn
Es wird empfohlen, das Student Caring „Erste Lizenzzuweisung“ zu verwenden, das dem Nutzer sofort den Link und die Zugangsdaten zusendet. So kann sowohl der E-Mail-Empfang als auch der korrekte Zugang zur Plattform getestet werden, ohne auf die Freigabe eines bestimmten Inhalts warten zu müssen.
Go-Live-Phase und spätere Freigaben
Es ist ratsam, die Ereignisse „Erster Awareness- oder Channel-Inhalt“ und „Mehrfachinhalt“ immer aktiviert zu lassen. So wird sichergestellt:
- Die Nutzer erhalten am ersten Tag die Willkommens-E-Mail mit Zugangsdaten und Link (nur eine E-Mail).
- An Tagen mit einer oder mehreren geplanten Freigaben erhalten sie trotzdem nur eine E-Mail, die mit dem Ereignis „Mehrfachinhalt“ verknüpft ist.
Wichtig: Nutzer, die bereits die E-Mail über das Ereignis „Erste Lizenzzuweisung“ erhalten haben, bekommen am Tag der ersten Freigabe keine zweite E-Mail: Das Ereignis für den ersten Inhalt wird für sie nicht erneut ausgelöst.