Lo Student Caring è una funzionalità della piattaforma (sotto la voce "Setup") che consente di gestire l’invio automatico di email agli utenti al verificarsi di specifici eventi trigger.
All'interno di questa sezione, gli eventi visibili sono quelli attivi per la propria company e possono essere modificati o integrati in base alle proprie necessità: l’utente ha la possibilità di rimuoverli o aggiungerne di nuovi. Tutti i dettagli relativi alle diverse tipologie di Student Caring sono disponibili nell’articolo dedicato.
Prima associazione di licenza Awareness o Channel
Questa comunicazione viene attivata dall'evento di assegnazione della prima licenza di tipo Awareness o Channel a un singolo utente.
Di seguito vengono descritti alcuni scenari, da leggere in maniera sequenziale:
Attività |
Attivazione |
|---|---|
| Creo un'utenza e assegno la licenza di phishing |  |
| Alla precedente utenza assegno la licenza di channel |  |
| Dopo aver assegnato la licenza di channel, assegno anche la licenza di awareness |  |
| A questo punto rimuovo tutte le licenze e poi associo nuovamente la licenza di channel |  |
Questo evento utilizza il placeholder "user credentials", il cui comportamento varia in base alla modalità di autenticazione dell’utente:
Per gli utenti con autenticazione tradizionale (non SSO), il placeholder genera automaticamente una password temporanea, utile per il primo accesso.
Per gli utenti che accedono tramite SSO (Single Sign-On), il placeholder restituisce invece una stringa statica alternativa, che non include credenziali di accesso.
Primo contenuto Awareness o Channel
Questa comunicazione viene attivata dal rilascio del primo contenuto in assoluto per l’utente, che sia di tipo Awareness o Channel.
L'evento viene attivato se il primo rilascio avviene
- Tramite calendario in modalità schedulata.
- Rilasci istantanei di singoli contenuti tramite apposito pulsante nel calendario rilasci (disponibile per ruoli interni a Cyber Guru).
- Se l’utente ha già ricevuto l’email relativa alla prima assegnazione di una licenza Awareness o Channel, l’evento collegato all’assegnazione del primo contenuto di tipo Awareness o Channel non genererà una nuova email (l'utenza risulterà aver già ricevuto l'email di benvenuto).
L'evento NON viene attivato in caso di
- Cyber Pills rilasciate in modalità istantanea
- Rilascio "istantaneo" dell'intero percorso in fase di assegnazione percorso (opzione "rilascia tutte le attività).
Nota Bene:
- Se l’utente viene caricato con l’opzione di allineamento agli altri utenti, il contenuto che riceverà non sarà considerato il primo, poiché sarà già sincronizzato con lo stato del gruppo.
- Al contrario, se l’utente viene caricato senza allineamento, inizierà il percorso dal primo contenuto disponibile. In quest’ultimo caso, se viene effettuato un rilascio istantaneo tramite l’apposito pulsante, verrà attivato l’evento “Primo contenuto”, che potrà generare una comunicazione automatica all’utente.
- Se, infine, a un utente viene associato un percorso propedeutico (con rilascio immediato di tutte le attività) più un percorso successivo al propedeutico con normale rilascio calendarizzato, i contenuti del percorso propedeutico NON fanno scattare l'evento (in quanto sono stati rilasciati in fase di assegnazione percorso) e in più NON lo faranno scattare neanche dopo (in occasione del primo rilascio da calendario del percorso standard) in quanto il sistema vedrà che l'utente ha già dei contenuti presenti.
Nel caso in cui nuovi utenti vengano inseriti a percorso già iniziato (ovvero con allineamento agli altri utenti), si consiglia di utilizzare lo Student Caring relativo alla "Prima assegnazione di licenza".
In questo modo è possibile inviare comunque una comunicazione di benvenuto, evitando che l’evento “Primo contenuto” venga ignorato a causa della già avvenuta (o non ancora avvenuta assegnazione) del contenuto iniziale.
L’invio di questa mail inibisce l’email di contenuto multiplo per il solo giorno corrente.
Questo evento utilizza il placeholder "user credentials": per gli utenti con autenticazione "normale", il placeholder genera automaticamente una password temporanea. In caso di accesso in SSO, il placeholder restituisce una stringa statica diversa, senza includere le credenziali.
Contenuto multiplo
Questo evento si attiva una sola volta al giorno, a condizione che in quella giornata venga rilasciato almeno:
- un contenuto di tipo Awareness (escluse le pillole), oppure
- un contenuto Channel.
L’evento viene attivato anche se il contenuto rilasciato è il primo del percorso, sia che il rilascio avvenga tramite programmazione schedulata, sia tramite rilascio manuale (funzionalità disponibile per ruoli interni).
Nota bene: l'evento viene attivato anche se è impostato un solo rilascio (indipendentemente dal servizio). Per cui, se è presente a calendario un rilascio awareness, l'evento si attiva. Allo stesso modo si attiva anche se ci sono due rilasci schedulati, ma inviando una sola email all'utente.
Caso specifico – primo contenuto + contenuto multiplo
Se si tratta del primo contenuto in assoluto per l’utente e risulta attivo anche lo student caring “primo contenuto”, l’utente riceverà solo l’email di “primo contenuto” e non una doppia comunicazione.
L’evento non viene attivato in caso di rilascio di tutte le attività del percorso effettuato contestualmente all’assegnazione del percorso.
Di seguito vengono descritti alcuni scenari, da leggere in maniera sequenziale:
| Attività | Attivazione |
| Per un’utenza con licenze AW e CH viene rilasciato un contenuto Awareness alle ore 9:00 |  |
| Nello stesso giorno per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Awareness alle ore 9:30 |  |
| Nello stesso giorno per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Channel alle ore 10:00 |  |
| Il giorno seguente per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Channel alle ore 9:00 |  |
Nuovo contenuto Awareness
La comunicazione viene attivata per ogni rilascio di un contenuto di tipo awareness (escluse le pillole) anche se il rilascio avviene tramite bottone di rilascio immediato (disponibile a figure interne a Cyber Guru).
L'evento non viene attivato in caso di rilascio di tutte le attività del percorso, effettuato contestualmente all’assegnazione del percorso stesso.
Se in una stessa giornata sono previsti più rilasci verrà inviata una comunicazione per ciascun rilascio di tipo awareness. In altre parole, il sistema genera più email nello stesso giorno, corrispondenti al numero di contenuti rilasciati singolarmente.
Nota: se è schedulato un solo rilascio che attiva più contenuti (es. Modulo + Coppa), l’evento si attiverà tante volte quante sono i contenuti attivati, inviando il corrispondente numero di email (nell'esempio del modulo + coppa verranno inviate due email)
Di seguito vengono descritti alcuni scenari, da leggere in maniera sequenziale:
| Attività | Attivazione |
| Per un’utenza con licenze AW e CH viene rilasciato un contenuto Awareness alle ore 9:00 |  |
| Nello stesso giorno per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Awareness alle ore 9:30 |  |
| Nello stesso giorno per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Channel alle ore 10:00 |  |
| Il giorno seguente per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Channel alle ore 9:00 |
L'evento viene attivato anche in caso di rilascio istantaneo tramite apposito bottone.
Nuovo contenuto Channel
Viene scaturito a ogni rilascio di un contenuto di tipo Channel . L'evento non viene attivato in caso di rilascio di tutte le attività del percorso, effettuato contestualmente all’assegnazione del percorso stesso.
Se in una stessa giornata sono presenti più rilasci schedulati, verrà inviata una comunicazione per ciascun rilascio di tipo channel. In altre parole, il sistema genera più email nello stesso giorno, corrispondenti al numero di contenuti rilasciati singolarmente.
Di seguito vengono descritti alcuni scenari, da leggere in maniera sequenziale:
| Attività | Attivazione |
| Per un’utenza con licenze AW e CH viene rilasciato un contenuto Awareness alle ore 9:00 | |
| Nello stesso giorno per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Awareness alle ore 9:30 | |
| Nello stesso giorno per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Channel alle ore 10:00 | |
| Il giorno seguente per la stessa utenza viene rilasciato un contenuto Channel alle ore 9:00 |
L'evento viene attivato anche in caso di rilascio istantaneo tramite apposito bottone.
Nuova remediation formativa
La comunicazione viene attivata quando viene associato il percorso di tipo remediation verso gli utenti indicati come target (nell'apposita sezione di Remediation formativa).
Viene attivato solo in fase di associazione di percorso di tipo remediation; in tutti gli altri casi non viene attivato.
Ad esempio:
- Associo un percorso di tipo Awareness: non viene attivato
- Rilascio un modulo di un percorso di tipo Remediation: non viene attivato
- Assegno una licenza di tipo Phish Pro: non viene attivato
Awareness utenti non allineati
Questo evento permette di inviare una email di reminder agli utenti che sono rimasti indietro nel percorso Cyber Guru Awareness.
Le condizioni temporali e del numero di moduli sono personalizzabili, così come il contenuto dell'email.
- Il numero indicato come soglia dei moduli non completati che scatena l'evento va inteso come maggiore o uguale.
- Il numero di giorni invece è da intendersi in modo puntuale.
L'evento tiene conto anche degli utenti inattivi (sono invece esclusi i sospesi).
Nell'esempio, 30 giorni dopo l'ultimo rilascio se un utente ha un numero di moduli di Awareness non visionati per intero pari o maggiore a 3 riceverà l'email di reminder.
Es. l'ultimo rilascio è avvenuto il 4 giugno e si impostano 23 giorni per il reminder: il 27 giugno gli utenti ricevono l'email.
Channel utenti non allineati
Questo evento permette di inviare una email di reminder agli utenti che sono rimasti indietro nel percorso Cyber Guru Channel.
Le condizioni temporali e del numero di episodi sono personalizzabili, così come il contenuto dell'email
- Il numero indicato come soglia degli episodi non completati che scatena l'evento va inteso come maggiore o uguale.
- Il numero di giorni invece è da intendersi in modo puntuale.
Nell'esempio, 30 giorni dopo l'ultimo rilascio se un utente ha un numero di episodi di Channel non visionati per intero pari o maggiore a 3 riceverà l'email di reminder.
Es. l'ultimo rilascio è avvenuto il 4 giugno e si impostano 23 giorni per il reminder: il 27 giugno gli utenti ricevono l'email.
Notifica tutti gli studenti di un certo Stato (In linea, regolare, non regolare, inattivo)
Il nuovo Student Caring consente di inviare comunicazioni automatiche (reminder) agli studenti in base al loro stato di allineamento all’interno della piattaforma.
Ogni Student Caring è associato a un solo stato di allineamento. Si hanno quindi un totale di 4 eventi
- Avvisa tutti gli studenti inattivi
- Avvisa tutti gli studenti non regolari
- Avvisa tutti gli studenti regolari
- Avvisa tutti gli studenti in linea
Per ogni stato di allineamento è possibile:
- Inviare il sollecito a tutti gli utenti che si trovano in quello specifico stato di allineamento.
- Inviare il reminder solo agli studenti, in quello stato, di una specifica Organization.
Pianificazione dell’invio
Una volta configurato lo Student Caring, è possibile:
- Schedulare l’invio in una data specifica
- E' possibile inviare un reminder ogni 7 giorni per ciascun Student Caring.
- Il limite temporale è legato allo Student Caring stesso (cioè all’evento), non all’Organization selezionata.
- Di conseguenza, se un reminder per un certo stato di allineamento è stato inviato (o schedulato) per una specifica Organization, non sarà possibile inviarne un altro verso una Organization diversa (per lo stesso stato) prima che siano trascorsi i 7 giorni.
Nota: un evento di Student Caring che è stato eseguito almeno una volta non può essere eliminato. È comunque possibile modificarlo: se al momento della modifica la data risulta scaduta, il sistema chiederà di impostare una nuova data nel futuro prima di poter salvare le modifiche.
Contenuto del reminder
Ogni Student Caring utilizza un template di messaggio:
- È disponibile un testo di default, già tradotto in numerose lingue
- Il testo del reminder può essere personalizzato
L’evento di student caring, nel caso di utenti inattivi, contiene un placeholder che viene popolato come segue:
Per utenti LDAP/SAML (SSO): il placeholder
{{user_forgot_password}}viene sostituito con una stringa vuota, quindi il messaggio non appare.Per utenti standard: viene mostrato il messaggio: “Se non ricordi le tue credenziali, utilizza la funzione Password dimenticata.”
Gestione delle lingue
- Se una modifica viene effettuata in una lingua,
- la stessa modifica deve essere replicata manualmente in tutte le altre lingue disponibili
Evoluzioni future
A breve saranno disponibili nuove funzionalità, tra cui:
- Invii schedulati e ricorrenti
- Limiti di invio più bassi, per consentire comunicazioni più frequenti e mirate
Queste evoluzioni renderanno lo Student Caring ancora più flessibile ed efficace.
In sintesi - Consigli operativi
Fase di test tecnico iniziale
Si consiglia di usare lo Student Caring "Prima associazione licenza", che invia immediatamente il link e le credenziali di accesso all'utente. Questo permette di testare sia la ricezione dell'email sia il corretto accesso in piattaforma, senza dover attendere il rilascio di un contenuto dedicato.
Fase di Go Live e rilasci successivi
È consigliabile tenere sempre attivi gli eventi "Primo contenuto Awareness o Channel" e "Contenuto multiplo". In questo modo:
- Gli utenti riceveranno l'email di benvenuto con credenziali e link di accesso il primo giorno (una sola email).
- Nei giorni in cui è pianificato uno o più rilasci riceveranno comunque una sola email legata all'evento di contenuto multiplo.
È importante tenere presente che gli utenti che hanno già ricevuto l'email tramite l'evento "Prima associazione licenza" non riceveranno una seconda email il giorno del primo rilascio: l'evento di primo contenuto non si attiverà nuovamente per loro.