Student Caring es una función de la plataforma (en la sección "Configuración") que permite gestionar el envío automático de correos electrónicos a los usuarios cuando ocurren determinados eventos desencadenantes.
Dentro de esta sección, los eventos visibles son los que están activos para tu empresa y se pueden modificar o ampliar según tus necesidades: el usuario puede eliminarlos o añadir nuevos. Todos los detalles sobre los diferentes tipos de Student Caring están disponibles en el artículo dedicado.
Primera asociación de licencia Awareness o Channel
Esta comunicación se activa cuando se asigna por primera vez una licencia de tipo Awareness o Channel a un usuario individual.
A continuación se describen algunos escenarios, que deben leerse en orden:
Actividad |
Activación |
|---|---|
| Creo un usuario y asigno la licencia de phishing |  |
| Al usuario anterior le asigno la licencia de channel |  |
| Después de asignar la licencia de channel, también asigno la licencia de awareness |  |
| En este punto elimino todas las licencias y luego vuelvo a asociar la licencia de channel |  |
Este evento utiliza el placeholder "user credentials", cuyo comportamiento varía según el método de autenticación del usuario:
Para los usuarios con autenticación tradicional (no SSO), el placeholder genera automáticamente una contraseña temporal, útil para el primer acceso.
Para los usuarios que acceden mediante SSO (Single Sign-On), el placeholder devuelve en cambio una cadena estática alternativa, que no incluye credenciales de acceso.
Primer contenido Awareness o Channel
Esta comunicación se activa con la publicación del primer contenido en absoluto para el usuario, ya sea de tipo Awareness o Channel.
El evento se activa si la primera publicación se realiza
- A través del calendario en modo programado.
- Publicaciones instantáneas de contenidos individuales mediante el botón correspondiente en el calendario de publicaciones (disponible para roles internos de Cyber Guru).
- Si el usuario ya ha recibido el correo relativo a la primera asignación de una licencia Awareness o Channel, el evento vinculado a la asignación del primer contenido de tipo Awareness o Channel no generará un nuevo correo (el usuario ya habrá recibido el correo de bienvenida).
El evento NO se activa en caso de
- Cyber Pills publicadas de forma instantánea
- Publicación "instantánea" de todo el recorrido al asignar el recorrido (opción "publicar todas las actividades").
Nota importante:
- Si el usuario se carga con la opción de alineación con otros usuarios, el contenido que reciba no se considerará el primero, ya que estará sincronizado con el estado del grupo.
- Por el contrario, si el usuario se carga sin alineación, comenzará el recorrido desde el primer contenido disponible. En este caso, si se realiza una publicación instantánea mediante el botón correspondiente, se activará el evento “Primer contenido”, que podrá generar una comunicación automática al usuario.
- Si, finalmente, a un usuario se le asigna un recorrido propedéutico (con publicación inmediata de todas las actividades) más un recorrido posterior al propedéutico con publicación normal programada, los contenidos del recorrido propedéutico NO activan el evento (ya que se publicaron al asignar el recorrido) y tampoco lo activarán después (en la primera publicación programada del recorrido estándar), ya que el sistema verá que el usuario ya tiene contenidos asignados.
En caso de que se añadan nuevos usuarios a un recorrido ya iniciado (es decir, con alineación con otros usuarios), se recomienda utilizar el Student Caring relativo a la "Primera asignación de licencia".
De este modo es posible enviar igualmente una comunicación de bienvenida, evitando que el evento “Primer contenido” sea ignorado debido a que el contenido inicial ya ha sido (o aún no ha sido) asignado.
El envío de este correo bloquea el correo de contenido múltiple solo para el día en curso.
Este evento utiliza el placeholder "user credentials": para los usuarios con autenticación "normal", el placeholder genera automáticamente una contraseña temporal. En caso de acceso por SSO, el placeholder devuelve una cadena estática diferente, sin incluir credenciales.
Contenido múltiple
Este evento se activa solo una vez al día, siempre que ese día se publique al menos:
- un contenido de tipo Awareness (excluyendo las píldoras), o bien
- un contenido Channel.
El evento se activa incluso si el contenido publicado es el primero del recorrido, ya sea que la publicación se realice mediante programación o mediante publicación manual (función disponible para roles internos).
Nota importante: el evento se activa incluso si solo hay una publicación programada (independientemente del servicio). Por ejemplo, si hay una publicación awareness en el calendario, el evento se activa. Del mismo modo, también se activa si hay dos publicaciones programadas, pero solo se envía un correo al usuario.
Caso específico – primer contenido + student caring
Si se trata del primer contenido en absoluto para el usuario y también está activo el student caring “primer contenido”, el usuario recibirá solo el correo de “primer contenido” y no una doble comunicación.
El evento no se activa en caso de publicación de todas las actividades del recorrido realizada al mismo tiempo que la asignación del recorrido.
A continuación se describen algunos escenarios, que deben leerse en orden:
| Actividad | Activación |
| Para un usuario con licencias AW y CH se publica un contenido Awareness a las 9:00 |  |
| Ese mismo día, para el mismo usuario, se publica un contenido Awareness a las 9:30 |  |
| Ese mismo día, para el mismo usuario, se publica un contenido Channel a las 10:00 |  |
| Al día siguiente, para el mismo usuario, se publica un contenido Channel a las 9:00 |  |
Nuevo contenido Awareness
La comunicación se activa por cada publicación de un contenido de tipo awareness (excluyendo las píldoras), incluso si la publicación se realiza mediante el botón de publicación inmediata (disponible para personal interno de Cyber Guru).
El evento no se activa en caso de publicación de todas las actividades del recorrido, realizada al mismo tiempo que la asignación del recorrido.
Si en un mismo día hay varias publicaciones, se enviará una comunicación por cada publicación de tipo awareness. Es decir, el sistema genera varios correos en el mismo día, correspondientes al número de contenidos publicados individualmente.
Nota: si está programada una sola publicación que activa varios contenidos (por ejemplo, Módulo + Copa), el evento se activará tantas veces como contenidos se activen, enviando el número correspondiente de correos (en el ejemplo del módulo + copa se enviarán dos correos)
A continuación se describen algunos escenarios, que deben leerse en orden:
| Actividad | Activación |
| Para un usuario con licencias AW y CH se libera un contenido de Awareness a las 9:00 |  |
| Ese mismo día, para el mismo usuario, se libera un contenido de Awareness a las 9:30 |  |
| Ese mismo día, para el mismo usuario, se libera un contenido Channel a las 10:00 |  |
| Al día siguiente, para el mismo usuario, se libera un contenido Channel a las 9:00 |
Nuevo contenido Channel
Se activa en cada liberación de un contenido de tipo Channel. El evento no se activa si se liberan todas las actividades del recorrido al mismo tiempo que se asigna el propio recorrido.
Si en un mismo día hay varias liberaciones programadas, se enviará una comunicación por cada liberación de tipo channel. Es decir, el sistema genera varios correos en el mismo día, correspondientes al número de contenidos liberados individualmente.
A continuación se describen algunos escenarios, que deben leerse en orden:
| Actividad | Activación |
| Para un usuario con licencias AW y CH se libera un contenido de Awareness a las 9:00 | |
| Ese mismo día, para el mismo usuario, se libera un contenido de Awareness a las 9:30 | |
| Ese mismo día, para el mismo usuario, se libera un contenido Channel a las 10:00 | |
| Al día siguiente, para el mismo usuario, se libera un contenido Channel a las 9:00 |
El evento también se activa en caso de liberación instantánea mediante el botón correspondiente.
Nueva remediación formativa
La comunicación se activa cuando se asocia el recorrido de tipo remediación a los usuarios indicados como destinatarios (en la sección correspondiente de Remediación formativa).
Se activa solo en la fase de asociación de un recorrido de tipo remediación; en todos los demás casos no se activa.
Por ejemplo:
- Asocio un recorrido de tipo Awareness: no se activa
- Libero un módulo de un recorrido de tipo Remediación: no se activa
- Asigno una licencia de tipo Phish Pro: no se activa
Awareness usuarios no alineados
Este evento permite enviar un correo de recordatorio a los usuarios que se han quedado atrás en el recorrido Cyber Guru Awareness.
Las condiciones de tiempo y el número de módulos son personalizables, así como el contenido del correo.
- El número indicado como umbral de módulos no completados que activa el evento debe entenderse como mayor o igual.
- El número de días, en cambio, debe entenderse de forma exacta.
El evento también tiene en cuenta a los usuarios inactivos (los suspendidos quedan excluidos).
En el ejemplo, 30 días después de la última liberación, si un usuario tiene un número de módulos de Awareness no vistos por completo igual o superior a 3, recibirá el correo de recordatorio.
Ejemplo: la última liberación fue el 4 de junio y se configuran 23 días para el recordatorio: el 27 de junio los usuarios reciben el correo.
Channel usuarios no alineados
Este evento permite enviar un correo de recordatorio a los usuarios que se han quedado atrás en el recorrido Cyber Guru Channel.
Las condiciones de tiempo y el número de episodios son personalizables, así como el contenido del correo.
- El número indicado como umbral de episodios no completados que activa el evento debe entenderse como mayor o igual.
- El número de días, en cambio, debe entenderse de forma exacta.
En el ejemplo, 30 días después de la última liberación, si un usuario tiene un número de episodios de Channel no vistos por completo igual o superior a 3, recibirá el correo de recordatorio.
Ejemplo: la última liberación fue el 4 de junio y se configuran 23 días para el recordatorio: el 27 de junio los usuarios reciben el correo.
Notificar a todos los estudiantes de un determinado Estado (En línea, regular, no regular, inactivo)
El nuevo Student Caring permite enviar comunicaciones automáticas (recordatorios) a los estudiantes según su estado de alineación dentro de la plataforma.
Cada Student Caring está asociado a un solo estado de alineación. Por lo tanto, hay un total de 4 eventos:
- Avisar a todos los estudiantes inactivos
- Avisar a todos los estudiantes no regulares
- Avisar a todos los estudiantes regulares
- Avisar a todos los estudiantes en línea
Para cada estado de alineación es posible:
- Enviar el recordatorio a todos los usuarios que se encuentren en ese estado de alineación específico.
- Enviar el recordatorio solo a los estudiantes, en ese estado, de una Organization específica.
Planificación del envío
Una vez configurado el Student Caring, es posible:
- Programar el envío en una fecha específica
- Es posible enviar un recordatorio cada 7 días para cada Student Caring.
- El límite temporal está vinculado al propio Student Caring (es decir, al evento), no a la Organization seleccionada.
- Por lo tanto, si un recordatorio para un cierto estado de alineación ha sido enviado (o programado) para una Organization específica, no será posible enviar otro a una Organization diferente (para el mismo estado) hasta que hayan pasado 7 días.
Nota: un evento de Student Caring que se haya ejecutado al menos una vez no puede eliminarse. Sin embargo, es posible modificarlo: si en el momento de la modificación la fecha ya ha pasado, el sistema pedirá establecer una nueva fecha futura antes de poder guardar los cambios.
Contenido del recordatorio
Cada Student Caring utiliza una plantilla de mensaje:
- Hay disponible un texto por defecto, ya traducido a numerosos idiomas
- El texto del recordatorio puede ser personalizado
El evento de student caring, en el caso de usuarios inactivos, contiene un marcador de posición que se completa de la siguiente manera:
Para usuarios LDAP/SAML (SSO): el marcador
{{user_forgot_password}}se sustituye por una cadena vacía, por lo que el mensaje no aparece.Para usuarios estándar: se muestra el mensaje: “Si no recuerdas tus credenciales, utiliza la función Olvidé mi contraseña.”
Gestión de idiomas
- Si se realiza una modificación en un idioma,
- la misma modificación debe replicarse manualmente en todos los demás idiomas disponibles
Evoluciones futuras
Próximamente estarán disponibles nuevas funcionalidades, entre ellas:
- Envíos programados y recurrentes
- Límites de envío más bajos, para permitir comunicaciones más frecuentes y dirigidas
Estas mejoras harán que Student Caring sea aún más flexible y eficaz.
En resumen - Consejos operativos
Es fundamental elegir siempre el Student Caring más útil según la fase del proceso de onboarding:
- Para las pruebas técnicas iniciales, por ejemplo, se puede usar la "Primera asociación de licencia" para enviar inmediatamente el enlace y las credenciales de acceso.
- Para el Go Live de todos los usuarios se puede usar el Student Caring "Primer contenido Awareness o Channel" después de haber asignado las licencias sin ningún student caring activo.
- Para altas de usuarios posteriores al Go Live se puede usar el evento de "Primera asociación de licencia para nuevos usuarios" y de "Contenido múltiple" para las liberaciones programadas en el calendario.