Dans le cas où vous souhaitez mettre à jour les utilisateurs sur la plateforme, il est possible d'effectuer une exportation massive des utilisateurs déjà chargés.
Cela permet d'obtenir la structure correcte du fichier qui devra ensuite être rechargé via l'option "Importer CSV". De cette façon, on évite de dupliquer les informations déjà présentes sur la plateforme.
Grâce à une nouvelle importation, il est possible de
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Mettre à jour les utilisateurs : une fois le fichier téléchargé, il est possible d'apporter toutes les modifications nécessaires (par exemple, modifier l'équipe de gamification, la langue associée à l'utilisateur, ajouter un rôle à l'utilisateur, modifier son adresse e-mail. Le seul paramètre qui ne peut pas être modifié est le champ nom d'utilisateur).
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Créer de nouveaux utilisateurs : tous les utilisateurs qui sont ajoutés comme nouveaux dans le fichier seront créés comme de nouveaux comptes auxquels il sera ensuite nécessaire d'associer la licence.
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Suspendre ou supprimer des utilisateurs : dans le fichier csv téléchargé via l'option "Exporter CSV", deux colonnes "deleted" et "suspended" sont disponibles.
Les colonnes "suspended" et "deleted" peuvent être utilisées pour la suspension massive et la suppression massive des utilisateurs
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En insérant la valeur "1" dans la colonne "suspended", les utilisateurs seront suspendus. À l'inverse, en insérant la valeur "0", un compte suspendu pourra être réactivé.
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En insérant la valeur "1" dans la colonne "deleted", les utilisateurs seront supprimés. La suppression n'est pas une opération recommandée, car elle est IRRÉVERSIBLE.
Suspendre un utilisateur
La suspension permet à l'utilisateur de rester enregistré sur la plateforme, mais sans recevoir de nouvelles communications (par exemple, dans le cas d'un utilisateur qui interrompt temporairement son parcours de formation pour des raisons de santé prolongées ou pour maternité). L'utilisateur peut être réactivé à tout moment.
Lorsqu'un compte est suspendu, la licence qui lui est associée est révoquée. Par conséquent, lors de la réactivation du compte, il sera nécessaire de lui réattribuer une nouvelle licence pour garantir son plein fonctionnement.
Supprimer un utilisateur
La suppression du compte implique une suppression définitive des données et de l'historique de l'utilisateur. Il s'agit d'une opération irréversible.
Mise à jour des utilisateurs via CSV
Une fois que le CSV est prêt pour l'importation, il peut être chargé sur la plateforme via l'option "Importer csv" et vous pouvez choisir le mode de chargement des utilisateurs.
Le mode recommandé est celui qui apparaît par défaut "Ajouter/ Mettre à jour les utilisateurs contenus dans le csv" : les utilisateurs sont mis à jour s'ils existent (même suspendus et supprimés si les colonnes dédiées sont renseignées) et créés s'ils sont nouveaux.
L'option "Ajouter/mettre à jour les présents et supprimer les utilisateurs non présents dans le csv" permet d'ajouter et de mettre à jour les utilisateurs, mais aussi de supprimer de la plateforme tous les utilisateurs qui ne sont pas présents dans le csv (à utiliser avec beaucoup de précaution). La suppression des utilisateurs non présents dans le fichier excel est une opération irréversible qui entraîne la suppression DÉFINITIVE de l'utilisateur et par conséquent aussi de l'historique d'utilisation.
Mise à jour manuelle des utilisateurs
Il est également possible de procéder à une mise à jour manuelle des utilisateurs. En cliquant sur les trois points verticaux à côté de l'utilisateur (dans la section "Personnes > Gérer les utilisateurs"), il est possible d'effectuer une série d'opérations, notamment
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modifier le compte, ce qui permet de modifier toutes les informations de l'utilisateur
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suspendre le compte
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supprimer le compte