Student Caring est une fonctionnalité de la plateforme (sous la rubrique "Configuration") qui permet de gérer l’envoi automatique d’emails aux utilisateurs lors de la survenue de certains événements déclencheurs.
Dans cette section, les événements visibles sont ceux actifs pour votre entreprise et peuvent être modifiés ou complétés selon vos besoins : l’utilisateur a la possibilité de les supprimer ou d’en ajouter de nouveaux. Tous les détails concernant les différentes catégories de Student Caring sont disponibles dans l’article dédié.
Première attribution de licence Awareness ou Channel
Cette communication est déclenchée par l’événement d’attribution de la première licence de type Awareness ou Channel à un utilisateur individuel.
Voici quelques scénarios décrits ci-dessous, à lire dans l’ordre :
Activité |
Déclenchement |
|---|---|
| Je crée un compte et j’attribue la licence phishing |  |
| J’attribue ensuite la licence channel à ce même compte |  |
| Après avoir attribué la licence channel, j’attribue aussi la licence awareness |  |
| À ce stade, je retire toutes les licences puis j’associe à nouveau la licence channel |  |
Cet événement utilise le champ dynamique "user credentials", dont le comportement varie selon le mode d’authentification de l’utilisateur :
Pour les utilisateurs avec authentification classique (hors SSO), le champ génère automatiquement un mot de passe temporaire, utile pour la première connexion.
Pour les utilisateurs qui se connectent via SSO (Single Sign-On), le champ renvoie à la place une chaîne statique alternative, qui n’inclut pas d’identifiants de connexion.
Premier contenu Awareness ou Channel
Cette communication est déclenchée lors de la publication du tout premier contenu pour l’utilisateur, qu’il soit de type Awareness ou Channel.
L’événement est déclenché si la première publication a lieu
- Via le calendrier en mode planifié.
- Publications instantanées de contenus individuels via le bouton dédié dans le calendrier des publications (disponible pour les rôles internes à Cyber Guru).
- Si l’utilisateur a déjà reçu l’email relatif à la première attribution d’une licence Awareness ou Channel, l’événement lié à l’attribution du premier contenu de type Awareness ou Channel ne générera pas de nouvel email (le compte aura déjà reçu l’email de bienvenue).
L’événement N’EST PAS déclenché dans les cas suivants :
- Cyber Pills publiées en mode instantané
- Publication "instantanée" de tout le parcours lors de l’attribution du parcours (option "publier toutes les activités").
Remarque importante :
- Si l’utilisateur est importé avec l’option d’alignement avec les autres utilisateurs, le contenu qu’il recevra ne sera pas considéré comme le premier, car il sera déjà synchronisé avec l’état du groupe.
- À l’inverse, si l’utilisateur est importé sans alignement, il commencera le parcours à partir du premier contenu disponible. Dans ce cas, si une publication instantanée est effectuée via le bouton dédié, l’événement “Premier contenu” sera déclenché, ce qui pourra générer une communication automatique à l’utilisateur.
- Enfin, si un utilisateur se voit attribuer un parcours préparatoire (avec publication immédiate de toutes les activités) puis un parcours suivant avec publication planifiée, les contenus du parcours préparatoire NE déclenchent PAS l’événement (car ils ont été publiés lors de l’attribution du parcours) et il ne sera PAS déclenché non plus par la suite (lors de la première publication planifiée du parcours standard), car le système verra que l’utilisateur a déjà des contenus présents.
Si de nouveaux utilisateurs sont ajoutés à un parcours déjà commencé (c’est-à-dire avec alignement avec les autres utilisateurs), il est conseillé d’utiliser le Student Caring relatif à la "Première attribution de licence".
De cette façon, il est possible d’envoyer tout de même une communication de bienvenue, en évitant que l’événement “Premier contenu” soit ignoré à cause de l’attribution déjà effectuée (ou pas encore effectuée) du contenu initial.
L’envoi de cet email bloque l’email de contenu multiple pour la seule journée en cours.
Cet événement utilise le champ dynamique "user credentials" : pour les utilisateurs avec authentification "classique", le champ génère automatiquement un mot de passe temporaire. En cas d’accès via SSO, le champ renvoie une chaîne statique différente, sans inclure d’identifiants.
Contenu multiple
Cet événement se déclenche une seule fois par jour, à condition qu’au moins l’un des contenus suivants soit publié ce jour-là :
- un contenu de type Awareness (hors pillules), ou bien
- un contenu Channel.
L’événement est également déclenché si le contenu publié est le premier du parcours, que la publication soit faite via planification ou via publication manuelle (fonctionnalité disponible pour les rôles internes).
Remarque : l’événement est déclenché même s’il n’y a qu’une seule publication prévue (quel que soit le service). Ainsi, s’il y a une publication awareness au calendrier, l’événement se déclenche. De même, il se déclenche aussi s’il y a deux publications planifiées, mais une seule email sera envoyée à l’utilisateur.
Cas spécifique – premier contenu + contenu multiple
S’il s’agit du tout premier contenu pour l’utilisateur et que le student caring “premier contenu” est également actif, l’utilisateur recevra uniquement l’email de “premier contenu” et pas une double communication.
L’événement n’est pas déclenché en cas de publication de toutes les activités du parcours effectuée en même temps que l’attribution du parcours.
Voici quelques scénarios décrits ci-dessous, à lire dans l’ordre :
| Activité | Déclenchement |
| Pour un compte avec licences AW et CH, un contenu Awareness est publié à 9h00 |  |
| Le même jour, pour le même compte, un contenu Awareness est publié à 9h30 |  |
| Le même jour, pour le même compte, un contenu Channel est publié à 10h00 |  |
| Le lendemain, pour le même compte, un contenu Channel est publié à 9h00 |  |
Nouveau contenu Awareness
La communication est déclenchée pour chaque publication d’un contenu de type awareness (hors pillules), même si la publication est faite via le bouton de publication immédiate (disponible pour les profils internes à Cyber Guru).
L’événement n’est pas déclenché en cas de publication de toutes les activités du parcours, effectuée en même temps que l’attribution du parcours.
Si plusieurs publications sont prévues le même jour, une communication sera envoyée pour chaque publication de type awareness. Autrement dit, le système génère plusieurs emails le même jour, correspondant au nombre de contenus publiés individuellement.
Remarque : si une seule publication est planifiée mais active plusieurs contenus (ex. Module + Coupe), l’événement sera déclenché autant de fois qu’il y a de contenus activés, et le nombre correspondant d’emails sera envoyé (dans l’exemple module + coupe, deux emails seront envoyés)
Voici quelques scénarios décrits ci-dessous, à lire dans l’ordre :
| Activité | Activation |
| Pour un utilisateur disposant des licences AW et CH, un contenu Awareness est publié à 9h00 |  |
| Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Awareness est publié à 9h30 |  |
| Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 10h00 |  |
| Le lendemain, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 9h00 |
L'événement est également déclenché en cas de publication instantanée via le bouton dédié.
Nouveau contenu Channel
Il est déclenché à chaque publication d’un contenu de type Channel. L’événement n’est pas activé en cas de publication de toutes les activités du parcours, effectuée en même temps que l’attribution du parcours.
Si plusieurs publications sont programmées le même jour, une notification sera envoyée pour chaque publication de type Channel. Autrement dit, le système génère plusieurs emails dans la même journée, correspondant au nombre de contenus publiés individuellement.
Voici quelques scénarios, à lire dans l’ordre :
| Activité | Activation |
| Pour un utilisateur disposant des licences AW et CH, un contenu Awareness est publié à 9h00 | |
| Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Awareness est publié à 9h30 | |
| Le même jour, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 10h00 | |
| Le lendemain, pour le même utilisateur, un contenu Channel est publié à 9h00 |
L'événement est également déclenché en cas de publication instantanée via le bouton dédié.
Nouvelle remediation formative
La notification est envoyée lorsqu’un parcours de type remediation est attribué aux utilisateurs ciblés (dans la section dédiée à la Remediation formative).
Elle n’est activée que lors de l’association d’un parcours de type remediation ; dans tous les autres cas, elle ne l’est pas.
Par exemple :
- J’associe un parcours de type Awareness : non déclenché
- Je publie un module d’un parcours de type Remediation : non déclenché
- J’attribue une licence de type Phish Pro : non déclenché
Awareness utilisateurs non alignés
Ce déclencheur permet d’envoyer un email de relance aux utilisateurs qui ont pris du retard dans le parcours Cyber Guru Awareness.
Les conditions de délai et le nombre de modules sont personnalisables, tout comme le contenu de l’email.
- Le nombre indiqué comme seuil de modules non terminés qui déclenche l’événement doit être compris comme supérieur ou égal.
- Le nombre de jours, en revanche, doit être interprété de façon précise.
L’événement prend également en compte les utilisateurs inactifs (les suspendus sont exclus).
Dans l’exemple, 30 jours après la dernière publication, si un utilisateur a un nombre de modules Awareness non entièrement consultés égal ou supérieur à 3, il recevra l’email de relance.
Ex. la dernière publication a eu lieu le 4 juin et vous définissez 23 jours pour la relance : le 27 juin, les utilisateurs reçoivent l’email.
Channel utilisateurs non alignés
Ce déclencheur permet d’envoyer un email de relance aux utilisateurs qui ont pris du retard dans le parcours Cyber Guru Channel.
Les conditions de délai et le nombre d’épisodes sont personnalisables, tout comme le contenu de l’email
- Le nombre indiqué comme seuil d’épisodes non terminés qui déclenche l’événement doit être compris comme supérieur ou égal.
- Le nombre de jours, en revanche, doit être interprété de façon précise.
Dans l’exemple, 30 jours après la dernière publication, si un utilisateur a un nombre d’épisodes Channel non entièrement consultés égal ou supérieur à 3, il recevra l’email de relance.
Ex. la dernière publication a eu lieu le 4 juin et vous définissez 23 jours pour la relance : le 27 juin, les utilisateurs reçoivent l’email.
Notifier tous les étudiants d’un certain état (En ligne, régulier, non régulier, inactif)
La nouvelle fonctionnalité Student Caring permet d’envoyer des notifications automatiques (relances) aux étudiants selon leur état d’alignement sur la plateforme.
Chaque Student Caring est associé à un seul état d’alignement. Il y a donc un total de 4 événements :
- Avertir tous les étudiants inactifs
- Avertir tous les étudiants non réguliers
- Avertir tous les étudiants réguliers
- Avertir tous les étudiants en ligne
Pour chaque état d’alignement, il est possible de :
- Envoyer la relance à tous les utilisateurs qui se trouvent dans cet état d’alignement spécifique.
- Envoyer la relance uniquement aux étudiants, dans cet état, d’une Organization spécifique.
Planification de l’envoi
Une fois le Student Caring configuré, il est possible de :
- Programmer l’envoi à une date précise
- Il est possible d’envoyer une relance tous les 7 jours pour chaque Student Caring.
- La limite de temps est liée au Student Caring lui-même (c’est-à-dire à l’événement), et non à l’Organization sélectionnée.
- Par conséquent, si une relance pour un certain état d’alignement a été envoyée (ou programmée) pour une Organization spécifique, il ne sera pas possible d’en envoyer une autre à une Organization différente (pour le même état) avant que 7 jours ne se soient écoulés.
Remarque : un événement Student Caring qui a déjà été exécuté au moins une fois ne peut pas être supprimé. Il reste toutefois possible de le modifier : si, au moment de la modification, la date est dépassée, le système demandera de définir une nouvelle date dans le futur avant de pouvoir enregistrer les modifications.
Contenu de la relance
Chaque Student Caring utilise un modèle de message :
- Un texte par défaut est disponible, déjà traduit en de nombreuses langues
- Le texte de la relance peut être personnalisé
L’événement de student caring, dans le cas des utilisateurs inactifs, contient un champ qui est renseigné comme suit :
Pour les utilisateurs LDAP/SAML (SSO) : le champ
{{user_forgot_password}}est remplacé par une chaîne vide, donc le message n’apparaît pas.Pour les utilisateurs standards : le message suivant s’affiche : « Si vous ne vous souvenez plus de vos identifiants, utilisez la fonction Mot de passe oublié. »
Gestion des langues
- Si une modification est effectuée dans une langue,
- la même modification doit être reproduite manuellement dans toutes les autres langues disponibles
Évolutions à venir
De nouvelles fonctionnalités seront bientôt disponibles, notamment :
- Envois programmés et récurrents
- Limites d’envoi plus basses, pour permettre des communications plus fréquentes et ciblées
Ces évolutions rendront le Student Caring encore plus flexible et efficace.
En résumé - Conseils pratiques
Phase de test technique initial
Il est conseillé d’utiliser le Student Caring « Première attribution de licence », qui envoie immédiatement le lien et les identifiants d’accès à l’utilisateur. Cela permet de tester à la fois la réception de l’email et l’accès correct à la plateforme, sans attendre la publication d’un contenu dédié.
Phase de Go Live et publications suivantes
Il est recommandé de toujours garder actifs les événements « Premier contenu Awareness ou Channel » et « Contenu multiple ». Ainsi :
- Les utilisateurs recevront l’email de bienvenue avec identifiants et lien d’accès le premier jour (un seul email).
- Les jours où une ou plusieurs publications sont prévues, ils recevront tout de même un seul email lié à l’événement de contenu multiple.
Il est important de noter que les utilisateurs ayant déjà reçu l’email via l’événement « Première attribution de licence » ne recevront pas un second email le jour de la première publication : l’événement de premier contenu ne sera pas réactivé pour eux.