È possibile aggiornare gli utenti direttamente dall'interfaccia, intervenendo sui singoli utenti che si desidera modificare oppure in modo massivo tramite l’importazione di un file CSV.
Aggiornamento massivo utenti tramite CSV
Nel caso in cui si vogliano aggiornare più utenti in piattaforma è possibile effettuare un export massivo degli utenti già caricati. Questo permette di avere la corretta struttura del file che dovrà poi essere ricaricato tramite l'opzione di "Import CSV". In questo modo si evita di duplicare le informazioni già presenti in piattaforma.
Tramite un nuovo import è possibile
- Aggiornare gli utenti: una volta scaricato il file è possibile intervenire su tutte le modifiche necessarie (es. modificare il team di gamification, la lingua associata all'utente, aggiungere un ruolo all'utente, modificarne l'indirizzo mail. L'unico parametro che non è possibile modificare è il campo username).
- Creare nuovi utenti: tutti gli utenti che vengono inseriti come nuovi nel file, verranno creati come nuove utenze a cui sarà poi necessario associare la licenza.
- Sospendere o rimuovere utenti: nel file csv che si scarica tramite l'opzione di "Esporta CSV" si hanno a disposizione due colonne "deleted" e "suspended".
Le colonne "suspended" e "deleted" possono essere usate per la sospensione massiva e l'eliminazione massiva degli utenti
- Inserendo il valore "1" nella colonna "suspended" gli utenti verranno sospesi. Al contrario inserendo il valore "0" una utenza sospesa potrà essere riattivata.
- Inserendo il valore "1" nella colonna "deleted" gli utenti verranno eliminati. L'eliminazione non è una operazione consigliata, in quanto IRREVERSIBILE.
Sospendere un utente
La sospensione consente all'utente di rimanere registrato sulla piattaforma, ma senza ricevere ulteriori comunicazioni (ad esempio, nel caso di un utente che interrompe temporaneamente il percorso formativo per motivi di salute prolungati o per maternità). L'utente può essere riattivato in qualsiasi momento.
Quando un'utenza viene sospesa, la licenza ad essa associata viene revocata. Pertanto, al momento della riattivazione dell'utenza, sarà necessario riassegnarle una nuova licenza per garantirne il pieno funzionamento.
Cosa succede quando si sospende un’utenza
🔹 Awareness & Channel
- La licenza viene rimossa dall’utente.
- La licenza torna disponibile e può essere assegnata a un altro utente.
- L’utente sospeso non ha più accesso ai contenuti.
🔹 Phishing
- La licenza viene rimossa.
- Il target viene anonimizzato nelle campagne e nei report.
📌 Caso: campagna phishing attiva al momento della sospensione
Se l’utente non ha ancora ricevuto l’email, la riceverà comunque.
Tuttavia, le sue eventuali interazioni non verranno tracciate.
Nei report comparirà come anonimizzato.
Cosa succede quando si riattiva un’utenza sospesa
- La sola riattivazione NON riassegna automaticamente la licenza.
- L’utente resta senza licenza e quindi senza accesso ai contenuti.
- Eccezione: Se è attiva l’opzione “assegnazione automatica” sulle licenze, la licenza verrà riassegnata automaticamente (se disponibile).
La riassegnazione funziona come una nuova assegnazione.
L’utente:
✅ Riceve i percorsi attualmente associati alla company al momento della riassegnazione.
✅ Torna a vedere i percorsi precedenti con i relativi progressi già maturati.
Rimuovere un utente
L'eliminazione dell'utenza implica una cancellazione definitiva dei dati e del pregresso dell'utente. Si tratta di una operazione irreversibile.
Modalità di Aggiornamento utenti tramite CSV
Una volta che il CSV è pronto per l'import, si può caricare in piattaforma tramite l'opzione di "Importa csv" e si può scegliere la modalità di caricamento degli utenti.
La modalità consigliata è quella che compare di default "Aggiungi/ Aggiorna gli utenti contenuti nel csv": gli utenti vengono aggiornati se esistenti (anche sospesi ed eliminati se le colonne dedicate sono valorizzate) e creati se nuovi.
L'opzione invece "Aggiungi/aggiorna i presenti e rimuovi gli utenti non presenti nel csv" permette di aggiungere e aggiornare gli utenti, ma anche di rimuovere dalla piattaforma tutti gli utenti che non sono presenti nel csv (da usare con molta attenzione). La cancellazione degli utenti non presenti all'interno del file excel è una operazione irreversibile che comporta la cancellazione DEFINITIVA dell'utente e di conseguenza anche lo storico di fruizione.
Errore durante l'import di utenti in piattaforma
In caso di errori durante l'importazione degli utenti — ad esempio, la presenza di spazi all’interno dello username — verrà mostrato un banner rosso che segnala il numero di record affetti da errore.
È inoltre possibile scaricare un file CSV contenente il dettaglio degli errori rilevati, così da facilitarne la correzione.
Avanzamento e conferma dell’importazione degli account
Cliccando su "Importa account", verrà mostrato un banner che indica il numero di account che verranno creati, eliminati o aggiornati, insieme all’avanzamento dell’operazione. Al termine del processo, il banner scomparirà automaticamente e verrà visualizzato un messaggio di conferma con la dicitura "Operazione completata".
Aggiornamento manuale utenti
Si può procedere anche ad un aggiornamento manuale degli utenti. Cliccando sui tre puntini verticali accanto all'utente (nella sezione "Persone > Gestisci Utenti" è possibile effettuare una serie di operazioni tra cui
- modifica account che permette la modifica di tutte le informazioni dell'utente
- sospendere l'utenza
- rimuovere l'utenza